Appels d'offres et Concours
- Tri et recherche ciblée des appels d'offre
- Collecte des règlements de consultation
- Recherche et choix des bureaux d'étude en coordination avec la direction.
- Préparation et mise en forme des dossiers administratifs.
- Préparation des références, lettres de motivation, note méthodologiques.
- Aide à la préparation et vérification des dossiers des bureaux d’études.
- Edition de documents de synthèse et statistiques de résultats.
- Préparation, vérification et relectures des documents de concours, vérification de l'anonymat.
- Choix et suivi des rendeurs (perspectivistes, reprographie...).
Suivi de chantier
- Préparation des documents administratifs (assurance, cautions bancaires...).
- Création des outils pour estimatif, BPU, DQE, CCTP…
- Préparation des actes d'engagements, avenants pour les marchés de travaux
- Rédaction des situations de travaux, ordres de services, plannings…
- Préparation des compte-rendu de chantier, DGD, documents de réception.
Maîtrise d'oeuvre
- Rédaction des Actes d'Engagement
- Elaboration des CCAP avec les économistes, mise en forme des CCTP.
- Rédaction des avenants aux contrats de maitrise d’oeuvre
- Préparation des formulaires de permis de construire, déclaration de travaux...
- Analyse des offres : création des tableaux d’analyse, vérification de la conformité des réponses.
Honoraires
- Création et tenue des tableaux prévisionnels d’activité.
- Elaboration des tableaux de répartition des honoraires et négociation avec les bureaux d'études.
- Facturation des honoraires mensuels en concordance avec les CCAP (révision de prix, actualisation).
Communication
- Elaboration et mise à jour du book de l'agence
- Création de fiches de références et de présentations spécifiques pour les appels d'offres.
- Préparation des panneaux de chantier.
- Relecture et mise en page de documents de synthèse et de rendu
- Gestion du site internet, blog et FTP.
- Gestion de la refonte de la charte graphique.
Services généraux et Comptabilité
- Mise en place et suivi de procédures administratives.
- Suivi des fournisseurs et des contrats de maintenance (Informatique, téléphonie, matériel de bureaux…).
- Gestion des véhicules de société.
- Suivi administratif du personnel (congés, mutuelle, tickets restaurant, formation...).
- Secrétariat : Tenue du standard , traitement et rédaction des courriers et mails, gestion des agendas et des plannings. Organisation des réunions, voyages et déplacements.
- Comptabilité : Règlement et suivi des factures et encaissements, relances de paiement, notes de frais.
- Suivi du compte bancaire, saisie comptable rapprochements bancaires, déclarations de TVA.
- Préparation des éléments comptables en coordination avec les cabinets comptables et les banques.
- Déclaration annuelle à la MAF.